Déclaration relative à la protection des données à caractère personnel
Introduction
La présente déclaration de confidentialité s’adresse aux utilisateurs du site web de la Commune de Verlaine.
La Commune de Verlaine vous invite à lire attentivement ce document qui explique pourquoi et comment elle collecte des données à caractère personnel vous concernant, comment elle les protège et combien de temps elle les conserve.
La Commune de Verlaine s’engage à conserver vos données de manière de plus en plus sûre et sécurisée et à les protéger contre la perte, la divulgation et l'accès non autorisé.
Enfin, la Commune de Verlaine traite vos données à caractère personnel afin de s’inscrire dans le respect des législations applicables en matière de protection des données, en particulier le Règlement Général sur la Protection des Données n° 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.
Pour plus de clarté, la présente déclaration de confidentialité est rédigée sous la forme de questions et de réponses.
A. Qui sont le responsable du traitement de vos données à caractère personnel et le délégué à la protection des données ?
A.1. Le responsable du traitement
D’après le RGPD, le responsable du traitement est la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel.
Dans le cadre des activités de traitement décrites ci-après, le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est la Commune de Verlaine, ci-après aussi dénommée « nous » ou « la Commune ».
Coordonnées complètes :
Commune de Verlaine
Vinâve des Stréats 32, 4537 Verlaine
Numéro d’entreprise : 0207.336.213
Tél. : +32 (0) 42 59 99 10
E-mail : [email protected]
A.2. Le délégué à la protection des données
La Commune a désigné un délégué à la protection des données (ci-après « DPO »). Ce dernier a notamment une mission d’information et de contrôle du respect du RGPD. Il est également une personne de contact pour répondre à vos questions relatives au traitement de vos données à caractère personnel et à l’exercice de vos droits.
La mission de DPO a été confiée par la Commune à la société Octogone Consulting.
Vous pouvez contacter le DPO par courriel à l’adresse suivante : [email protected]
Vous pouvez également le contacter par courrier à l’adresse suivante :
Commune de Verlaine
Délégué à la protection des données (DPO)
Vinâve des Stréats 32,
4537 Verlaine
B. Principes généraux et base de licéité (quelles sont les bases de licéité qui nous permettent de traiter vos données à caractère personnel ?)
Vos données à caractère personnel sont principalement traitées conformément à la base de licéité suivante : parce que le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’autorité publique dont est investi le responsable du traitement (article 6, 1 (e) du RGPD).
Pour l’utilisation de certains cookies non essentiels, vos données à caractère personnel sont traitées sur la base de votre consentement (article 6, §1, a) du RGPD).
C. Finalités des activités de traitement de données à caractère personnel (pourquoi traitons-nous vos données à caractère personnel ?)
Nous traitons les données à caractère personnel des utilisateurs du site web pour les activités de traitement et les finalités suivantes :
| Activités de traitement | Finalités |
|
Gestion du site web de la commune |
Gérer les cookies et les préférences des visiteurs. |
|
Inscription au « Compte Citoyen » |
- Collecter les demandes d’inscription ; - Inscrire les citoyens qui en ont fait la demande. |
|
Gestion des formulaires de contact du site web |
- Collecter les demandes formulées par l'intermédiaire du formulaire de contact ; - Prendre contact avec les personnes ayant rempli le formulaire pour obtenir des précisions complémentaires ; - Transmettre le formulaire au service concerné par celui-ci ; - Suivre et traiter le formulaire au sein du service concerné. |
|
Gestion des démarches administratives via le E-guichet |
- Rediriger le citoyen vers la plateforme du E-guichet |
|
Gestion de l’inscription à la newsletter |
- Collecter les demandes d’inscription ; - Inscrire les citoyens qui en ont fait la demande. |
D. Catégories de données à caractère personnel (de quelles catégories de données disposons-nous et d’où proviennent-elles ?)
D.1. Catégories de données
Les données à caractère personnel incluent toutes les informations qui vous concernent et sur la base desquelles vous pouvez être identifié. Les données anonymes, qui ne permettent pas de vous identifier, ne sont par conséquent pas considérées comme des données à caractère personnel.
Nous traitons vos données à caractère personnel, que ce soit sous forme électronique ou automatisée.
Les catégories de données à caractère personnel que nous traitons ou que sommes susceptibles de traiter sont les suivantes : données d’identification personnelle (nom, prénom, numéro de téléphone, adresse e-mail) ; données d'identification électronique (adresse IP, heure de connexion…) ; informations présentes dans la demande du formulaire de contact.
Nous attirons votre attention sur le fait que cette liste ne peut être considérée comme exhaustive.
D.2. D’où proviennent vos données à caractère personnel ?
Les données à caractère personnel que nous traitons sont générées lors de votre visite sur notre site web ou nous sont communiquées à votre initiative lorsque vous remplissez un formulaire disponible sur le site.
La navigation sur le site web n’implique pas la communication obligatoire d’informations à caractère personnel mais celles-ci peuvent néanmoins être requises pour avoir accès à toutes les fonctionnalités.
E. Qui aura accès à mes données à caractère personnel (qui sont les « destinataires » de mes données ?)
Dans le cadre des activités de traitement de données précitées, nous pouvons être amenés à communiquer vos données aux destinataires (internes/externes) suivants :
Destinataires internes :
Vos données à caractère personnel peuvent être communiquées à la direction de la Commune et, le cas échéant aux collaborateurs d’autres services internes à la Commune (tout service concerné par une demande envoyée par le formulaire de contact).
Destinataires externes :
Vos données à caractère personnel peuvent être communiquées à des personnes et organismes extérieurs à notre organisation. Il s’agit principalement des prestataires de services informatiques.
F. Mes données à caractère personnel sont-elles transmises en dehors de l’Espace Economique Européen ?
F.1. Transferts de données au sein de l’Espace Economique Européen
Pour les nécessités de certaines activités de traitement, certaines données peuvent être transférées au sein de l’Espace Economique Européen.
Au sein de l’Espace Economique Européen, sachez que vos données à caractère personnel bénéficient du même niveau de protection.
F.2. Transferts de données hors de l’Espace Economique Européen
Pour les nécessités de certaines activités de traitement, certaines de vos données à caractère personnel peuvent être transférées en dehors de l’Espace Economique Européen.
Nous veillons à transférer vos données à caractère personnel et/ou à octroyer l’accès à celles-ci à un sous-traitant, prestataire ou tiers situé dans des États non-membres de l’Espace Economique Européen uniquement lorsque :
§ Il se situe dans un Etat qui assure un niveau de protection adéquat en vertu d’une décision d’adéquation prise par la Commission européenne ;
§ Des garanties appropriées ont été mises en œuvre conformément au RGPD, comme par exemple :
- La signature des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne pour le transfert des données à caractère personnel vers les sous-traitants établis dans les pays tiers (2010/87/UE) ;
- Le recours à des règles d’entreprises contraignantes approuvées ; ou
- L’application d'un code de conduite approuvé.
G. Faisons-nous usage d’un processus décisionnel automatisé ?
Les décisions automatisées sont définies comme des décisions relatives à des individus, qui sont prises uniquement sur base d’un traitement des données automatisé, et auxquelles des conséquences juridiques sont liées, ou qui affectent les personnes concernées d’une manière significative.
Nous posons comme principe de ne pas prendre de décisions automatisées telles que décrites ci-dessus.
H. Durée de conservation des données à caractère personnel
Vos données à caractère personnel ne devraient pas conservées plus longtemps que ce qui est nécessaire pour les objectifs mentionnés ci-dessus. L’utilisation du site web n’implique pas de conserver des données. Néanmoins, si vous êtes amenés à remplir un formulaire, les données encodées seront directement transmises au service concerné.
I. Gestion des droits de la personne concernée (quels sont vos droits en vertu du RGPD ?)
Conformément au RGPD, vous disposez, en tant que personnes concernées, des droits suivants :
§ Droit d’accès :
Le droit d’accès est le droit que vous avez d’obtenir, sur demande, de l’information sur les données à caractère personnel que nous détenons sur vous.
§ Droit de rectification :
Il s’agit du droit que vous avez de demander la rectification, dans les meilleurs délais, des données à caractère personnel qui seraient inexactes. Si vous constatez que des données à caractère personnel sont incomplètes, vous avez également le droit de demander à ce qu’elles soient complétées.
§ Droit à l’effacement :
Dans certains cas, vous avez le droit de demander l’effacement de vos données à caractère personnel. C’est notamment le cas si :
- les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles avaient été collectées ou traitées par le responsable du traitement ;
- les données à caractère personnel ont fait l'objet d'un traitement illicite ;
- l’utilisateur, personne concernée, s’oppose au traitement, mais dans certains cas particuliers.
Le droit à l’effacement n’existe pas dans toutes les situations.
§ Droit à la limitation du traitement :
Dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir du responsable du traitement la limitation du traitement de vos données à caractère personnel, conformément à la législation applicable en matière de protection des données.
§ Droit d’opposition :
Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos données à caractère personnel si le traitement est fondé sur l’article 6, § 1, e) (mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité public) ou f) (intérêts légitimes) du RGPD. Dans ce cas, nous devrons cesser le traitement des données à caractère personnel, à moins que nous ne démontrions qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts et vos droits et libertés, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.
§ Droit de retirer son consentement :
Pour autant que le traitement se fonde sur le consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela ne porte toutefois atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.
Pour de plus amples informations ou pour exercer vos droits, nous vous invitons à nous contacter par mail à l’adresse [email protected] ou par téléphone au +32 (0) 42 59 99 10. Si vous le souhaitez, vous pouvez également contacter directement notre DPO, dont les coordonnées sont reprises au point A.2. du présent document.
Outre les droits précités, vous avez aussi le droit d’introduire à tout moment une demande d’information, de médiation ou une plainte auprès de l’Autorité de protection des données (APD) si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel constitue une violation du RGPD.
Pour ce faire, des formulaires spécifiques sont disponibles sur le site web de l’APD qu’il vous est demandé de renvoyer :
· Par voie électronique : Directement via le portail citoyen sécurisé sur le site web de l’APD (https://autoriteprotectiondonnees.be). L’accès s’effectue de manière sécurisée (via l’application itsme ou votre carte d’identité) et vous permet de suivre l’évolution de votre dossier en temps réel.
· Par courrier postal : Si vous n’êtes pas en mesure d’utiliser le portail en ligne, vous pouvez envoyer votre demande à l’adresse suivante : Rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles, en remplissant le formulaire adéquat disponible sur le site internet de l’APD.
J. Modifications
Nous nous réservons le droit de modifier la présente déclaration de confidentialité à tout moment, en nous conformant aux limitations imposées par la réglementation applicable en matière de vie privée et de protection des données à caractère personnel.